Manage Agents - उपलब्धता और कार्य घंटे

अवलोकन

Manage Agents पेज, जिसे Agent Availability Scheduler भी कहा जाता है, वह जगह है जहाँ आप कॉन्फ़िगर करते हैं कि प्रत्येक टीम सदस्य बातचीत संभालने के लिए कब उपलब्ध है। प्रत्येक सक्रिय सदस्य उपलब्धता टॉगल और एक विस्तार योग्य साप्ताहिक शेड्यूल के साथ एक एजेंट कार्ड के रूप में दिखाई देता है। सटीक कार्य घंटे सेट करने से ChatMaxima को उन एजेंटों तक बातचीत रूट करने में मदद मिलती है जो वास्तव में ऑनलाइन हैं।

इसे खोलने के लिए, Settings → Team → Manage Agents (/dashboard/team/manage/agents/) पर जाएँ।

ध्यान दें: एजेंट शेड्यूल कॉन्फ़िगर करने के लिए Admin अनुमतियों की आवश्यकता होती है। प्रतिबंधित एजेंटों सहित हर सक्रिय टीम सदस्य इस व्यू में दिखाई देता है।

एजेंट कार्ड

एजेंट कार्डों के दो-कॉलम ग्रिड में दिखाए जाते हैं। प्रत्येक कार्ड हेडर हमेशा दिखाई देता है और प्रदर्शित करता है:

तत्व	विवरण
Avatar	गोलाकार आद्याक्षर, प्रति एजेंट रंग-कोडित
Name	एजेंट का प्रदर्शन नाम
Email	एजेंट का ईमेल पता
Timezone	एजेंट का टाइम ज़ोन (यदि कोई सेट नहीं है तो UTC (default) दिखाता है)
Availability toggle	एजेंट को Active और Inactive के बीच स्विच करता है
Expand chevron	साप्ताहिक शेड्यूल पैनल खोलता है

शेड्यूल पैनल का विस्तार करने के लिए किसी एजेंट कार्ड पर कहीं भी, या chevron पर क्लिक करें।

साप्ताहिक शेड्यूल सेट करना

शेड्यूल पैनल सप्ताह के सभी सात दिनों को सूचीबद्ध करता है। प्रत्येक दिन के लिए आप नियंत्रित करते हैं:

कॉलम	प्रकार	उद्देश्य
Toggle	Checkbox	उस दिन के लिए उपलब्धता सक्षम या अक्षम करें
Day	Label	रविवार से शनिवार तक
From	Time input	कार्य अवधि की शुरुआत
To	Time input	कार्य अवधि का अंत
Copy	Button	इस दिन के समय को अन्य दिनों में कॉपी करें

चरण 1: दिन सक्षम करें

प्रत्येक दिन की पंक्ति पर checkbox का उपयोग करके उपलब्धता चालू या बंद करें। जब कोई दिन बंद होता है, तो उसके From और To समय इनपुट निष्क्रिय हो जाते हैं।

चरण 2: घंटे सेट करें

प्रत्येक सक्षम दिन के लिए, 24-घंटे के समय इनपुट का उपयोग करके From और To समय सेट करें (उदाहरण के लिए, 09:00 से 17:30)।

चरण 3: दिनों के बीच समय कॉपी करें (वैकल्पिक)

कई दिनों में जल्दी से समान घंटे लागू करने के लिए:

1. जिस दिन को आपने कॉन्फ़िगर किया है उस पर Copy बटन क्लिक करें।
2. ड्रॉपडाउन में, लक्षित दिन चुनें, या Select All का उपयोग करें।
3. समय कॉपी करने के लिए Apply पर क्लिक करें, या रद्द करने के लिए Cancel पर क्लिक करें।

चरण 4: सहेजें

शेड्यूल संग्रहीत करने के लिए Save पर क्लिक करें। ChatMaxima Settings Updated Successfully के साथ पुष्टि करता है। यदि कुछ गलत होता है तो आपको Something went Wrong दिखाई देगा, ऐसी स्थिति में पुनः प्रयास करें।

ध्यान दें: जब किसी एजेंट को पहली बार जोड़ा जाता है, तो हर दिन सक्षम होता है और 00:00 - 23:59 पर सेट होता है, जिसका अर्थ है 24-घंटे की उपलब्धता। वास्तविक कार्य घंटों से मेल खाने के लिए इन डिफ़ॉल्ट को समायोजित करें।

उपलब्धता टॉगल

प्रत्येक कार्ड हेडर में Active / Inactive टॉगल नियंत्रित करता है कि एजेंट को उपलब्ध माना जाए या नहीं, उनके दिन-दर-दिन घंटों से स्वतंत्र रूप से। किसी एजेंट को अस्थायी रूप से रोटेशन से बाहर करने के लिए Inactive पर स्विच करें, उदाहरण के लिए छुट्टी के दौरान, बिना उनके सहेजे गए शेड्यूल को बदले।

एजेंट खोजना

जब आपके वर्कस्पेस में कई एजेंट हों, तो कार्डों को नाम या ईमेल के अनुसार फ़िल्टर करने के लिए ग्रिड के ऊपर दिए गए search bar का उपयोग करें। जब एजेंट डेटा लोड हो रहा होता है, तो प्लेसहोल्डर स्केलेटन कार्ड कुछ समय के लिए दिखाई देते हैं।

सर्वोत्तम अभ्यास

• वास्तविक घंटे सेट करें, 24/7 नहीं - डिफ़ॉल्ट 00:00 - 23:59 को प्रत्येक एजेंट की वास्तविक शिफ्ट से बदलें ताकि रूटिंग दर्शाए कि वास्तव में कौन ऑनलाइन है।
• एक समान शिफ्ट के लिए Copy का उपयोग करें - एक कार्यदिवस कॉन्फ़िगर करें, फिर समय बचाने के लिए इसे बाकी दिनों में कॉपी करें।
• छोटी अनुपस्थिति के लिए Inactive टॉगल करें - शेड्यूल को बरकरार रखें और बस उपलब्धता बंद कर दें।
• टाइम ज़ोन जाँचें - प्रति एजेंट दिखाया गया टाइमज़ोन प्रभावित करता है कि उनके घंटों की व्याख्या कैसे की जाती है; पुष्टि करें कि यह सही ढंग से सेट है।

समस्या निवारण

From और To समय धूसर (grayed out) हैं

1. उस पंक्ति के लिए दिन टॉगल बंद है।
2. इसके समय इनपुट सक्रिय करने के लिए दिन का checkbox सक्षम करें।

बदलाव सहेजे नहीं गए

1. पुष्टि करें कि आपने संपादन के बाद Save पर क्लिक किया।
2. यदि आपने Something went Wrong देखा, तो अपना कनेक्शन जाँचें और पुनः प्रयास करें।

कोई एजेंट सूची से गायब है

1. यहाँ केवल सक्रिय सदस्य दिखाई देते हैं। पुष्टि करें कि सदस्य Members पेज पर सक्रिय है।
2. यदि सदस्य को निष्क्रिय कर दिया गया था तो उसे पुनः सक्रिय करें।

अगले कदम

• Members →
• Invite Members →
• Settings अवलोकन →