Canned Responses - पुनः उपयोग होने वाले सहेजे गए जवाब

अवलोकन

Canned responses पुनः उपयोग होने वाले, पहले से लिखे गए जवाब हैं जिन्हें आपकी टीम कुछ ही सेकंड में बातचीत में सम्मिलित कर सकती है। प्रत्येक जवाब एक छोटे कोड के तहत सहेजा जाता है और इसमें टेक्स्ट तथा एक वैकल्पिक मीडिया अटैचमेंट शामिल हो सकता है। ये सपोर्ट को तेज़ करते हैं, जवाबों में एकरूपता रखते हैं, और दोहराव वाली टाइपिंग को कम करते हैं।

इसे खोलने के लिए, Settings → Canned Response (/dashboard/settings/canned_responses/) पर जाएँ।

ध्यान दें: कैन्ड रिस्पॉन्स प्रबंधन के लिए सेटिंग्स एक्सेस की आवश्यकता होती है। सहेजे गए जवाब पूरे वर्कस्पेस के लिए उपलब्ध होते हैं।

कैन्ड रिस्पॉन्स प्रबंधित करना

जवाब Active Canned Responses और Deactivated Canned Responses सूचियों में दिखाए जाते हैं, जिन्हें छोटे कोड या कंटेंट से खोजा जा सकता है।

कॉलम	विवरण
Short code	जवाब सम्मिलित करने के लिए उपयोग होने वाला शॉर्टकट, उदाहरण के लिए /greet
Content	संदेश का मुख्य भाग, सूची में संक्षिप्त रूप में और मीडिया अटैच होने पर एक फ़ाइल आइकन के साथ
Created Date	जवाब कब बनाया गया
Status	Active या Inactive बैज
Actions	संपादित करें, हटाएँ, या स्थिति बदलें

किसी जवाब पर Actions मेनू खोलें ताकि:

• Edit Canned Response - छोटा कोड, कंटेंट या मीडिया बदलें
• Activate / Deactivate Canned Response - उपलब्धता टॉगल करें
• Delete Canned Response - इसे स्थायी रूप से हटाएँ

कैन्ड रिस्पॉन्स बनाना

1. Settings → Canned Response पर जाएँ।
2. Add Canned Responses पर क्लिक करें।
3. एक अद्वितीय Short Code दर्ज करें, उदाहरण के लिए /greet।
4. जवाब का Content लिखें।
5. वैकल्पिक रूप से Media अटैच करें, एक छवि, वीडियो या फ़ाइल।
6. जवाब बनाने के लिए सहेजें।

कैन्ड रिस्पॉन्स का उपयोग करना

किसी बातचीत में, सहेजे गए जवाब को सम्मिलित करने के लिए short code (उदाहरण के लिए /greet) टाइप करें। संदेश टेक्स्ट और कोई भी अटैच किया गया मीडिया कंपोज़र में जुड़ जाता है, जो भेजने या संपादित करने के लिए तैयार होता है।

सर्वोत्तम अभ्यास

• स्पष्ट, यादगार छोटे कोड का उपयोग करें - / से शुरू करें और उन्हें छोटा रखें, जैसे /refund या /hours।
• कंटेंट को पुनः उपयोग योग्य रखें - ऐसे जवाब लिखें जो कई ग्राहकों के लिए काम करें; भेजने से पहले व्यक्तिगत बनाने के लिए कंपोज़र का उपयोग करें।
• जहाँ मदद हो वहाँ मीडिया अटैच करें - सामान्य how-to सवालों के जवाबों में एक गाइड छवि या दस्तावेज़ शामिल करें।
• समय-समय पर समीक्षा करें - पुराने जवाबों को निष्क्रिय करें ताकि एजेंट केवल वर्तमान जवाब देखें।

समस्या निवारण

कोई छोटा कोड कुछ भी सम्मिलित नहीं करता

1. पुष्टि करें कि सूची में जवाब Active है।
2. जाँचें कि छोटा कोड ठीक उसी तरह लिखा गया है जैसे सहेजा गया था।

मैं अपने द्वारा बनाए गए छोटे कोड का उपयोग नहीं कर पा रहा हूँ

1. पुष्टि करें कि इसे निष्क्रिय नहीं किया गया है।
2. Actions → Activate Canned Response से इसे पुनः सक्रिय करें।

अगले कदम

• Labels →
• Message Status →
• Settings अवलोकन →