Invite Members - एजेंट जोड़ें और भूमिकाएँ सौंपें

अपने ChatMaxima वर्कस्पेस में नए सदस्यों को आमंत्रित करें। एक साथ कई सदस्य जोड़ें, एक या अधिक भूमिकाएँ सौंपें, और कुछ ही चरणों में प्रतिबंधित एजेंट एक्सेस कॉन्फ़िगर करें।

अवलोकन

Invite Members पेज आपको अपने ChatMaxima वर्कस्पेस में नए लोगों को जोड़ने और उन भूमिकाओं को सौंपने की सुविधा देता है जो यह नियंत्रित करती हैं कि वे क्या कर सकते हैं। आप एक साथ कई सदस्यों को आमंत्रित कर सकते हैं, प्रत्येक सदस्य को एक या अधिक भूमिकाएँ दे सकते हैं, और प्रतिबंधित एजेंटों के लिए अतिरिक्त विकल्प कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। जैसे-जैसे आप सदस्य जोड़ते हैं, ChatMaxima आपके प्लान की एजेंट सीमा को लागू करता है।

इसे खोलने के लिए, Settings → Team (/dashboard/team/) पर जाएँ। आमंत्रण फ़ॉर्म डिफ़ॉल्ट व्यू है।

ध्यान दें: सदस्यों को आमंत्रित करने के लिए Admin अनुमतियों की आवश्यकता होती है। एजेंट और प्रतिबंधित भूमिकाएँ इस पेज तक नहीं पहुँच सकतीं।

सदस्य जोड़ें

Add Members कार्ड आपको नए सदस्य दर्ज करने और उनके आमंत्रण भेजने की सुविधा देता है। प्रत्येक सदस्य को निम्नलिखित फ़ील्ड के साथ अपनी अलग पंक्ति में जोड़ा जाता है:

फ़ील्ड	विवरण
Name	सदस्य का पूरा नाम
Email	वह पता जहाँ आमंत्रण भेजा जाता है और जिसका उपयोग साइन इन के लिए होता है
Role	मल्टी-सेलेक्ट ड्रॉपडाउन के साथ सौंपी गई एक या अधिक भूमिकाएँ

चरण 1: सदस्य विवरण दर्ज करें

सदस्य का Name टाइप करें।
उनका Email पता दर्ज करें।
Role ड्रॉपडाउन खोलें और एक या अधिक भूमिकाएँ चुनें।

चरण 2: अधिक सदस्य जोड़ें (वैकल्पिक)

एक और पंक्ति जोड़ने और एक ही सबमिशन में कई लोगों को आमंत्रित करने के लिए Add Another Member पर क्लिक करें। किसी पंक्ति को हटाने के लिए उस पर मौजूद डिलीट आइकन का उपयोग करें। जब आप अपने प्लान की उपलब्ध एजेंट संख्या तक पहुँच जाते हैं तो यह बटन निष्क्रिय हो जाता है।

चरण 3: सबमिट करें

आमंत्रण भेजने के लिए Submit पर क्लिक करें। प्रत्येक आमंत्रित सदस्य को एक ईमेल मिलता है और वह Members पेज पर Invitation Sent स्टेटस के साथ तब तक दिखाई देता है जब तक वे स्वीकार नहीं कर लेते।

भूमिकाएँ और अनुमतियाँ

आप प्रत्येक सदस्य को निम्नलिखित में से एक या अधिक भूमिकाएँ सौंप सकते हैं:

भूमिका	यह क्या प्रदान करती है
Super Admin	पूरे वर्कस्पेस में पूर्ण एक्सेस
Workspace Admin	टीम, सेटिंग्स और सभी फ़ीचर प्रबंधित करें
Agent	इनबॉक्स में बातचीत और टिकट संभालें
Agent (Restricted)	केवल सौंपी गई बातचीत और विभागों तक सीमित इनबॉक्स एक्सेस
Bot Manager	Studio में चैटबॉट बनाएँ और प्रबंधित करें
Knowledge Source Manager	AI नॉलेज बेस प्रबंधित करें
Campaign Manager	आउटबाउंड कैंपेन बनाएँ और चलाएँ
Channels Manager	मैसेजिंग चैनल कनेक्ट और कॉन्फ़िगर करें
Lead Manager	लीड और संपर्क प्रबंधित करें
Report Manager	एनालिटिक्स और रिपोर्ट देखें

सुझाव: आप किसी एक सदस्य को कई भूमिकाएँ सौंप सकते हैं। उदाहरण के लिए, किसी की ज़िम्मेदारियों को संयोजित करने के लिए उसे Agent (Restricted) और Lead Manager दोनों दें।

प्रत्येक भूमिका क्या कर सकती है, इसका पूरा विवरण देखने के लिए पेज पर Role Permissions Guide का विस्तार करें।

प्रतिबंधित एजेंट सेटिंग्स

जब आप Agent (Restricted) भूमिका सौंपते हैं, तो उस सदस्य के लिए अतिरिक्त विकल्प दिखाई देते हैं:

Show New & Unassigned Conversations/Tickets - प्रतिबंधित एजेंट को ऐसी बातचीत और टिकट देखने देने के लिए टॉगल करें जो अभी तक असाइन नहीं हुई हैं।
Department Assignment - चुनें कि प्रतिबंधित एजेंट किन विभागों से संबंधित है, जिससे वे जिन बातचीत तक पहुँच सकते हैं उनका दायरा तय होता है।

ये सेटिंग्स प्रतिबंधित एजेंटों को उनके अपने काम पर केंद्रित रखती हैं।

एजेंट सीमाएँ

आप कितने सदस्यों को आमंत्रित कर सकते हैं, यह आपके सब्सक्रिप्शन प्लान पर निर्भर करता है। जैसे-जैसे आप सीमा के करीब पहुँचते हैं:

एक अलर्ट दिखाता है कि कितने एजेंट स्लॉट शेष हैं।
सीमा तक पहुँचने पर Add Another Member बटन निष्क्रिय हो जाता है।

अधिक सदस्य जोड़ने के लिए, Members पेज पर किसी मौजूदा सदस्य को निष्क्रिय करें या अपना प्लान अपग्रेड करें।

मौजूदा भूमिकाएँ संपादित करना

यही स्क्रीन उन लोगों को अपडेट करने के लिए Edit Member Roles मोड का समर्थन करती है जो पहले से आपकी टीम में हैं। इस मोड में मौजूदा सदस्य पहले से लोड हो जाते हैं, और आप Role ड्रॉपडाउन का उपयोग करके भूमिकाओं को संशोधित या जोड़ते हैं, फिर सहेजने के लिए Edit Roles पर क्लिक करते हैं। आप Members पेज पर Actions → Edit Role विकल्प से किसी एक सदस्य की भूमिकाएँ भी संपादित कर सकते हैं।

सर्वोत्तम अभ्यास

केवल आवश्यक न्यूनतम एक्सेस सौंपें - एक केंद्रित भूमिका से शुरू करें और आवश्यकता होने पर ही अधिक जोड़ें।
बड़ी टीमों के लिए प्रतिबंधित एजेंट का उपयोग करें - इनबॉक्स को प्रबंधनीय रखने के लिए विभाग के अनुसार एक्सेस का दायरा तय करें।
बैच में आमंत्रित करें - पूरी टीम को एक साथ ऑनबोर्ड करने के लिए सबमिट करने से पहले कई पंक्तियाँ जोड़ें।

समस्या निवारण

"Add Another Member" बटन निष्क्रिय है

आप अपने प्लान की एजेंट सीमा तक पहुँच गए हैं।
Members पेज पर किसी अप्रयुक्त सदस्य को निष्क्रिय करें, या अपना प्लान अपग्रेड करें।

किसी नए सदस्य को आमंत्रण नहीं मिला

सत्यापित करें कि ईमेल पता सही ढंग से लिखा गया है।
सदस्य से स्पैम या प्रमोशन फ़ोल्डर जाँचने के लिए कहें।
Members पेज से आमंत्रण फिर से भेजें।