Réponses prédéfinies - Réponses enregistrées réutilisables
Créez des réponses prédéfinies dans ChatMaxima pour répondre plus vite avec des modèles réutilisables. Enregistrez texte et médias sous un code court et insérez-les.
Vue d'ensemble
Les réponses prédéfinies sont des réponses préécrites et réutilisables que votre équipe peut insérer dans les conversations en quelques secondes. Chaque réponse est enregistrée sous un code court et peut inclure du texte et une pièce jointe média facultative. Elles accélèrent le support, assurent la cohérence des réponses et réduisent la saisie répétitive.
Pour l'ouvrir, accédez à Paramètres → Réponse prédéfinie (/dashboard/settings/canned_responses/).
Remarque : La gestion des réponses prédéfinies nécessite un accès aux paramètres. Les réponses enregistrées sont disponibles pour tout l'espace de travail.
Gérer les réponses prédéfinies
Les réponses sont affichées dans les listes Réponses prédéfinies actives et Réponses prédéfinies désactivées, consultables par code court ou par contenu.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Code court | Le raccourci utilisé pour insérer la réponse, par exemple /greet |
| Contenu | Le corps du message, tronqué dans la liste avec une icône de fichier lorsqu'un média est joint |
| Date de création | Date de création de la réponse |
| Statut | Badge Actif ou Inactif |
| Actions | Modifier, supprimer ou changer le statut |
Ouvrez le menu Actions d'une réponse pour :
- Modifier la réponse prédéfinie - changer le code court, le contenu ou le média
- Activer / Désactiver la réponse prédéfinie - basculer la disponibilité
- Supprimer la réponse prédéfinie - la retirer définitivement
Créer une réponse prédéfinie
- Accédez à Paramètres → Réponse prédéfinie.
- Cliquez sur Ajouter des réponses prédéfinies.
- Saisissez un Code court unique, par exemple
/greet. - Rédigez le Contenu de la réponse.
- Joignez éventuellement un Média, une image, une vidéo ou un fichier.
- Enregistrez pour créer la réponse.
Utiliser une réponse prédéfinie
Dans une conversation, saisissez le code court (par exemple /greet) pour insérer la réponse enregistrée. Le texte du message et tout média joint sont ajoutés au compositeur, prêts à être envoyés ou modifiés.
Bonnes pratiques
- Utilisez des codes courts clairs et mémorisables - préfixez avec
/et gardez-les courts, comme/refundou/hours. - Gardez un contenu réutilisable - rédigez des réponses qui fonctionnent pour de nombreux clients ; utilisez le compositeur pour personnaliser avant l'envoi.
- Joignez des médias là où c'est utile - incluez une image guide ou un document dans les réponses aux questions « comment faire » courantes.
- Révisez périodiquement - désactivez les réponses obsolètes pour que les agents ne voient que celles à jour.
Dépannage
Un code court n'insère rien
- Vérifiez que la réponse est Active dans la liste.
- Vérifiez que le code court est orthographié exactement comme enregistré.
Je ne peux pas utiliser un code court que j'ai créé
- Vérifiez qu'il n'a pas été désactivé.
- Réactivez-le depuis Actions → Activer la réponse prédéfinie.
Étapes suivantes
Étiquettes - Taguer et organiser les conversations
Créez des étiquettes colorées dans ChatMaxima pour taguer les conversations et contacts, puis filtrez votre boîte de réception et vos rapports par étiquette.
Statut des messages - Définir les états des conversations
Créez des statuts de messages personnalisés dans ChatMaxima pour suivre les conversations comme ouvert, en attente ou résolu, attribuez des couleurs et filtrez.