Manage Agents - లభ్యత మరియు పని గంటలు
ChatMaximaలో ఏజెంట్ లభ్యత మరియు పని గంటలను సెట్ చేయండి. ప్రతి రోజు షెడ్యూల్లను కాన్ఫిగర్ చేయండి, లభ్యతను టోగుల్ చేయండి, మరియు ఏజెంట్ షెడ్యూలర్ నుండి రోజుల అంతటా సమయాలను కాపీ చేయండి.
అవలోకనం
Manage Agents పేజీ, Agent Availability Scheduler అని కూడా పిలవబడుతుంది, ప్రతి టీమ్ సభ్యుడు సంభాషణలను నిర్వహించడానికి ఎప్పుడు అందుబాటులో ఉంటారో మీరు కాన్ఫిగర్ చేసే చోటు. ప్రతి యాక్టివ్ సభ్యుడు లభ్యత కోసం టోగుల్ మరియు విస్తరించదగిన వారపు షెడ్యూల్తో ఒక ఏజెంట్ కార్డ్గా కనిపిస్తారు. ఖచ్చితమైన పని గంటలను సెట్ చేయడం, నిజంగా ఆన్లైన్లో ఉన్న ఏజెంట్లకు సంభాషణలను రూట్ చేయడంలో ChatMaximaకు సహాయపడుతుంది.
దీన్ని తెరవడానికి, Settings → Team → Manage Agents (/dashboard/team/manage/agents/)కి వెళ్లండి.
గమనిక: ఏజెంట్ షెడ్యూల్లను కాన్ఫిగర్ చేయడానికి Admin అనుమతులు అవసరం. పరిమిత ఏజెంట్లతో సహా ప్రతి యాక్టివ్ టీమ్ సభ్యుడు ఈ వ్యూలో కనిపిస్తారు.
ఏజెంట్ కార్డ్లు
ఏజెంట్లు కార్డ్ల రెండు-కాలమ్ గ్రిడ్లో చూపబడతారు. ప్రతి కార్డ్ హెడర్ ఎల్లప్పుడూ కనిపిస్తుంది మరియు ఇవి ప్రదర్శిస్తుంది:
| మూలకం | వివరణ |
|---|---|
| Avatar | వృత్తాకార అక్షరాలు, ప్రతి ఏజెంట్కు రంగు-కోడెడ్ |
| Name | ఏజెంట్ ప్రదర్శన పేరు |
| ఏజెంట్ ఇమెయిల్ చిరునామా | |
| Timezone | ఏజెంట్ సమయ మండలం (ఏదీ సెట్ చేయకపోతే UTC (default) చూపిస్తుంది) |
| Availability toggle | ఏజెంట్ను Active మరియు Inactive మధ్య మారుస్తుంది |
| Expand chevron | వారపు షెడ్యూల్ ప్యానెల్ను తెరుస్తుంది |
షెడ్యూల్ ప్యానెల్ను విస్తరించడానికి ఏజెంట్ కార్డ్పై ఎక్కడైనా, లేదా chevronపై క్లిక్ చేయండి.
వారపు షెడ్యూల్ను సెట్ చేయడం
షెడ్యూల్ ప్యానెల్ వారంలోని మొత్తం ఏడు రోజులను జాబితా చేస్తుంది. ప్రతి రోజుకు మీరు నియంత్రిస్తారు:
| కాలమ్ | రకం | ఉద్దేశం |
|---|---|---|
| Toggle | Checkbox | ఆ రోజుకు లభ్యతను ప్రారంభించండి లేదా నిలిపివేయండి |
| Day | Label | ఆదివారం నుండి శనివారం వరకు |
| From | Time input | పని విండో ప్రారంభం |
| To | Time input | పని విండో ముగింపు |
| Copy | Button | ఈ రోజు సమయాలను ఇతర రోజులకు కాపీ చేయండి |
దశ 1: రోజులను ప్రారంభించండి
ఆ రోజుకు లభ్యతను ఆన్ లేదా ఆఫ్ చేయడానికి ప్రతి రోజు వరుసలోని checkboxను ఉపయోగించండి. ఒక రోజు ఆఫ్లో ఉన్నప్పుడు, దాని From మరియు To సమయ ఇన్పుట్లు నిలిపివేయబడతాయి.
దశ 2: గంటలను సెట్ చేయండి
ప్రతి ప్రారంభించబడిన రోజుకు, 24-గంటల సమయ ఇన్పుట్లను ఉపయోగించి From మరియు To సమయాలను సెట్ చేయండి (ఉదాహరణకు, 09:00 నుండి 17:30).
దశ 3: రోజుల అంతటా సమయాలను కాపీ చేయండి (ఐచ్ఛికం)
అదే గంటలను బహుళ రోజులకు త్వరగా వర్తింపజేయడానికి:
- మీరు కాన్ఫిగర్ చేసిన రోజులో Copy బటన్పై క్లిక్ చేయండి.
- డ్రాప్డౌన్లో, లక్ష్య రోజులను ఎంచుకోండి, లేదా Select Allను ఉపయోగించండి.
- సమయాలను కాపీ చేయడానికి Applyపై క్లిక్ చేయండి, లేదా విస్మరించడానికి Cancel.
దశ 4: సేవ్ చేయండి
షెడ్యూల్ను నిల్వ చేయడానికి Saveపై క్లిక్ చేయండి. ChatMaxima Settings Updated Successfullyతో నిర్ధారిస్తుంది. ఏదైనా తప్పు జరిగితే మీరు Something went Wrong చూస్తారు, అటువంటి సందర్భంలో మళ్లీ ప్రయత్నించండి.
గమనిక: ఒక ఏజెంట్ మొదట జోడించబడినప్పుడు, ప్రతి రోజు ప్రారంభించబడుతుంది మరియు
00:00-23:59కి సెట్ చేయబడుతుంది, అంటే 24-గంటల లభ్యత. నిజమైన పని గంటలకు సరిపోయేలా ఈ డిఫాల్ట్లను సర్దుబాటు చేయండి.
లభ్యత టోగుల్
ప్రతి కార్డ్ హెడర్లోని Active / Inactive టోగుల్, వారి రోజు-వారీ గంటలతో సంబంధం లేకుండా, ఏజెంట్ అందుబాటులో ఉన్నట్లుగా పరిగణించబడతారో లేదో నియంత్రిస్తుంది. ఏజెంట్ను తాత్కాలికంగా రొటేషన్ నుండి తీసివేయడానికి, ఉదాహరణకు సెలవు సమయంలో, వారి సేవ్ చేసిన షెడ్యూల్ను మార్చకుండా Inactiveకు మార్చండి.
ఏజెంట్లను కనుగొనడం
మీ వర్క్స్పేస్లో అనేక ఏజెంట్లు ఉన్నప్పుడు, పేరు లేదా ఇమెయిల్ ద్వారా కార్డ్లను ఫిల్టర్ చేయడానికి గ్రిడ్ పైన ఉన్న search barను ఉపయోగించండి. ఏజెంట్ డేటా లోడ్ అవుతున్నప్పుడు, ప్లేస్హోల్డర్ స్కెలెటన్ కార్డ్లు క్షణకాలం కనిపిస్తాయి.
ఉత్తమ పద్ధతులు
- 24/7 కాదు, నిజమైన గంటలను సెట్ చేయండి - రూటింగ్ నిజంగా ఆన్లైన్లో ఎవరున్నారో ప్రతిబింబించేలా డిఫాల్ట్
00:00-23:59ని ప్రతి ఏజెంట్ వాస్తవ షిఫ్ట్తో భర్తీ చేయండి. - స్థిరమైన షిఫ్ట్ల కోసం Copyను ఉపయోగించండి - ఒక వారపు రోజును కాన్ఫిగర్ చేసి, ఆపై సమయాన్ని ఆదా చేయడానికి దాన్ని మిగిలిన వాటికి కాపీ చేయండి.
- చిన్న గైర్హాజరీల కోసం Inactiveకు టోగుల్ చేయండి - షెడ్యూల్ను చెక్కుచెదరకుండా ఉంచి, కేవలం లభ్యతను ఆఫ్ చేయండి.
- సమయ మండలాలను తనిఖీ చేయండి - ప్రతి ఏజెంట్కు చూపబడిన timezone వారి గంటలు ఎలా అర్థం చేసుకోబడతాయో ప్రభావితం చేస్తుంది; అది సరిగ్గా సెట్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి.
సమస్య పరిష్కారం
From మరియు To సమయాలు బూడిద రంగులో ఉన్నాయి
- ఆ వరుసకు రోజు టోగుల్ ఆఫ్లో ఉంది.
- దాని సమయ ఇన్పుట్లను యాక్టివేట్ చేయడానికి ఆ రోజు checkboxను ప్రారంభించండి.
మార్పులు సేవ్ కాలేదు
- మీరు సవరించిన తర్వాత Saveపై క్లిక్ చేశారని నిర్ధారించుకోండి.
- మీరు Something went Wrong చూస్తే, మీ కనెక్షన్ను తనిఖీ చేసి మళ్లీ ప్రయత్నించండి.
ఒక ఏజెంట్ జాబితా నుండి కనిపించడం లేదు
- యాక్టివ్ సభ్యులు మాత్రమే ఇక్కడ కనిపిస్తారు. Members పేజీలో సభ్యుడు యాక్టివ్గా ఉన్నారని నిర్ధారించుకోండి.
- వారు డియాక్టివేట్ చేయబడితే సభ్యుడిని రీయాక్టివేట్ చేయండి.
తదుపరి దశలు
Invite Members - ఏజెంట్లను జోడించడం మరియు రోల్లను కేటాయించడం
మీ ChatMaxima వర్క్స్పేస్కు కొత్త సభ్యులను ఆహ్వానించండి. ఒకేసారి బహుళ సభ్యులను జోడించండి, ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ రోల్లను కేటాయించండి, మరియు కొన్ని దశల్లో పరిమిత ఏజెంట్ యాక్సెస్ను కాన్ఫిగర్ చేయండి.
Departments - ఏజెంట్లను టీమ్లుగా సమూహపరచడం
Sales లేదా Support వంటి టీమ్లుగా ఏజెంట్లను సమూహపరచడానికి, సభ్యులను కేటాయించడానికి, మరియు సంభాషణలను సరైన సమూహానికి రూట్ చేయడానికి ChatMaximaలో విభాగాలను సృష్టించండి మరియు నిర్వహించండి.