Invite Members - ఏజెంట్లను జోడించడం మరియు రోల్లను కేటాయించడం
మీ ChatMaxima వర్క్స్పేస్కు కొత్త సభ్యులను ఆహ్వానించండి. ఒకేసారి బహుళ సభ్యులను జోడించండి, ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ రోల్లను కేటాయించండి, మరియు కొన్ని దశల్లో పరిమిత ఏజెంట్ యాక్సెస్ను కాన్ఫిగర్ చేయండి.
అవలోకనం
Invite Members పేజీ మీ ChatMaxima వర్క్స్పేస్కు కొత్త వ్యక్తులను జోడించడానికి మరియు వారు ఏమి చేయగలరో నియంత్రించే రోల్లను కేటాయించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. మీరు ఒకేసారి అనేక సభ్యులను ఆహ్వానించవచ్చు, ప్రతి సభ్యుడికి ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ రోల్లను ఇవ్వవచ్చు, మరియు పరిమిత ఏజెంట్ల కోసం అదనపు ఎంపికలను కాన్ఫిగర్ చేయవచ్చు. మీరు సభ్యులను జోడిస్తున్నప్పుడు ChatMaxima మీ ప్లాన్ యొక్క ఏజెంట్ పరిమితిని అమలు చేస్తుంది.
దీన్ని తెరవడానికి, Settings → Team (/dashboard/team/)కి వెళ్లండి. ఆహ్వాన ఫారం డిఫాల్ట్ వ్యూ.
గమనిక: సభ్యులను ఆహ్వానించడానికి Admin అనుమతులు అవసరం. ఏజెంట్లు మరియు పరిమిత రోల్లు ఈ పేజీని యాక్సెస్ చేయలేవు.
సభ్యులను జోడించండి
Add Members కార్డ్ మీరు కొత్త సభ్యులను నమోదు చేసి వారి ఆహ్వానాలను పంపడానికి అనుమతిస్తుంది. ప్రతి సభ్యుడు ఈ కింది ఫీల్డ్లతో దాని స్వంత వరుసలో జోడించబడతారు:
| ఫీల్డ్ | వివరణ |
|---|---|
| Name | సభ్యుని పూర్తి పేరు |
| ఆహ్వానం పంపబడే మరియు సైన్ ఇన్ చేయడానికి ఉపయోగించే చిరునామా | |
| Role | మల్టీ-సెలెక్ట్ డ్రాప్డౌన్తో కేటాయించబడిన ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ రోల్లు |
దశ 1: సభ్యుని వివరాలను నమోదు చేయండి
- సభ్యుని Nameను టైప్ చేయండి.
- వారి Email చిరునామాను నమోదు చేయండి.
- Role డ్రాప్డౌన్ను తెరిచి ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ రోల్లను ఎంచుకోండి.
దశ 2: మరిన్ని సభ్యులను జోడించండి (ఐచ్ఛికం)
మరో వరుసను జోడించి, ఒకే సమర్పణలో అనేక వ్యక్తులను ఆహ్వానించడానికి Add Another Memberపై క్లిక్ చేయండి. ఒక వరుసను తీసివేయడానికి దానిపై ఉన్న డిలీట్ ఐకాన్ను ఉపయోగించండి. మీ ప్లాన్ యొక్క అందుబాటులో ఉన్న ఏజెంట్ సంఖ్యను చేరుకున్న తర్వాత ఈ బటన్ నిలిపివేయబడుతుంది.
దశ 3: సమర్పించండి
ఆహ్వానాలను పంపడానికి Submitపై క్లిక్ చేయండి. ఆహ్వానించబడిన ప్రతి సభ్యుడు ఒక ఇమెయిల్ను అందుకుంటారు మరియు వారు అంగీకరించే వరకు Invitation Sent స్థితితో Members పేజీలో కనిపిస్తారు.
రోల్లు మరియు అనుమతులు
మీరు ప్రతి సభ్యుడికి ఈ కింది రోల్లలో ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ కేటాయించవచ్చు:
| రోల్ | ఇది ఏమి మంజూరు చేస్తుంది |
|---|---|
| Super Admin | వర్క్స్పేస్ అంతటా పూర్తి యాక్సెస్ |
| Workspace Admin | టీమ్, సెట్టింగ్లు, మరియు అన్ని ఫీచర్లను నిర్వహించండి |
| Agent | ఇన్బాక్స్లో సంభాషణలు మరియు టికెట్లను నిర్వహించండి |
| Agent (Restricted) | కేటాయించబడిన సంభాషణలు మరియు విభాగాలకు పరిమితమైన ఇన్బాక్స్ యాక్సెస్ |
| Bot Manager | Studioలో చాట్బాట్లను నిర్మించండి మరియు నిర్వహించండి |
| Knowledge Source Manager | AI నాలెడ్జ్ బేస్ను నిర్వహించండి |
| Campaign Manager | అవుట్బౌండ్ ప్రచారాలను సృష్టించండి మరియు అమలు చేయండి |
| Channels Manager | మెసేజింగ్ ఛానెల్లను కనెక్ట్ చేయండి మరియు కాన్ఫిగర్ చేయండి |
| Lead Manager | లీడ్లు మరియు కాంటాక్ట్లను నిర్వహించండి |
| Report Manager | అనలిటిక్స్ మరియు రిపోర్ట్లను చూడండి |
చిట్కా: మీరు ఒకే సభ్యుడికి బహుళ రోల్లను కేటాయించవచ్చు. ఉదాహరణకు, ఒకరి బాధ్యతలను కలపడానికి వారికి Agent (Restricted) మరియు Lead Manager రెండింటినీ ఇవ్వండి.
ప్రతి రోల్ ఏమి చేయగలదో పూర్తి వివరణను చూడటానికి పేజీలోని Role Permissions Guideను విస్తరించండి.
పరిమిత ఏజెంట్ సెట్టింగ్లు
మీరు Agent (Restricted) రోల్ను కేటాయించినప్పుడు, ఆ సభ్యుడి కోసం అదనపు ఎంపికలు కనిపిస్తాయి:
- Show New & Unassigned Conversations/Tickets - ఇంకా కేటాయించని సంభాషణలు మరియు టికెట్లను పరిమిత ఏజెంట్ చూడటానికి అనుమతించడానికి టోగుల్ చేయండి.
- Department Assignment - పరిమిత ఏజెంట్ ఏ విభాగాలకు చెందుతారో ఎంచుకోండి, వారు యాక్సెస్ చేయగల సంభాషణలను స్కోప్ చేస్తూ.
ఈ సెట్టింగ్లు పరిమిత ఏజెంట్లను వారికి చెందిన పనిపై దృష్టి కేంద్రీకరించేలా ఉంచుతాయి.
ఏజెంట్ పరిమితులు
మీరు ఆహ్వానించగల సభ్యుల సంఖ్య మీ సబ్స్క్రిప్షన్ ప్లాన్పై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీరు పరిమితిని సమీపిస్తున్నప్పుడు:
- ఎన్ని ఏజెంట్ స్లాట్లు మిగిలి ఉన్నాయో ఒక అలర్ట్ చూపిస్తుంది.
- పరిమితి చేరుకున్న తర్వాత Add Another Member బటన్ నిలిపివేయబడుతుంది.
మరిన్ని సభ్యులను జోడించడానికి, Members పేజీలో ఉన్న ఒక సభ్యుడిని డియాక్టివేట్ చేయండి లేదా మీ ప్లాన్ను అప్గ్రేడ్ చేయండి.
ఇప్పటికే ఉన్న రోల్లను సవరించడం
అదే స్క్రీన్ ఇప్పటికే మీ టీమ్లో ఉన్న వ్యక్తులను అప్డేట్ చేయడానికి Edit Member Roles మోడ్కు మద్దతు ఇస్తుంది. ఈ మోడ్లో ఇప్పటికే ఉన్న సభ్యులు ముందుగా లోడ్ చేయబడతారు, మరియు మీరు Role డ్రాప్డౌన్ను ఉపయోగించి రోల్లను సవరించండి లేదా జోడించండి, ఆపై సేవ్ చేయడానికి Edit Rolesపై క్లిక్ చేయండి. మీరు Members పేజీలోని Actions → Edit Role ఎంపిక నుండి ఒక సభ్యుని రోల్లను కూడా సవరించవచ్చు.
ఉత్తమ పద్ధతులు
- అవసరమైన అతి తక్కువ యాక్సెస్ను కేటాయించండి - దృష్టి కేంద్రీకృత రోల్తో ప్రారంభించి, అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే మరిన్నింటిని జోడించండి.
- పెద్ద టీమ్ల కోసం పరిమిత ఏజెంట్లను ఉపయోగించండి - ఇన్బాక్స్లను నిర్వహించదగినవిగా ఉంచడానికి విభాగం ప్రకారం యాక్సెస్ను స్కోప్ చేయండి.
- బ్యాచ్లలో ఆహ్వానించండి - మొత్తం టీమ్ను ఒకేసారి ఆన్బోర్డ్ చేయడానికి సమర్పించడానికి ముందు బహుళ వరుసలను జోడించండి.
సమస్య పరిష్కారం
"Add Another Member" బటన్ నిలిపివేయబడింది
- మీరు మీ ప్లాన్ యొక్క ఏజెంట్ పరిమితిని చేరుకున్నారు.
- Members పేజీలో ఉపయోగించని సభ్యుడిని డియాక్టివేట్ చేయండి, లేదా మీ ప్లాన్ను అప్గ్రేడ్ చేయండి.
ఒక కొత్త సభ్యుడు ఆహ్వానాన్ని అందుకోలేదు
- ఇమెయిల్ చిరునామా సరిగ్గా స్పెల్ చేయబడిందని ధృవీకరించండి.
- స్పామ్ లేదా ప్రమోషన్ల ఫోల్డర్లను తనిఖీ చేయమని సభ్యుడిని అడగండి.
- Members పేజీ నుండి ఆహ్వానాన్ని మళ్లీ పంపండి.
తదుపరి దశలు
Team Members - రోల్లు మరియు యాక్సెస్ను నిర్వహించడం
మీ ChatMaxima టీమ్ సభ్యులను నిర్వహించండి. యాక్టివ్ మరియు డియాక్టివేటెడ్ సభ్యులను చూడండి, రోల్లు మరియు ప్రొఫైల్లను సవరించండి, మరియు ఒకే స్క్రీన్ నుండి యాక్సెస్ను డియాక్టివేట్ లేదా రీయాక్టివేట్ చేయండి.
Manage Agents - లభ్యత మరియు పని గంటలు
ChatMaximaలో ఏజెంట్ లభ్యత మరియు పని గంటలను సెట్ చేయండి. ప్రతి రోజు షెడ్యూల్లను కాన్ఫిగర్ చేయండి, లభ్యతను టోగుల్ చేయండి, మరియు ఏజెంట్ షెడ్యూలర్ నుండి రోజుల అంతటా సమయాలను కాపీ చేయండి.