Risposte predefinite - Risposte salvate riutilizzabili
Crea risposte predefinite in ChatMaxima per rispondere più velocemente con modelli riutilizzabili. Salva testo e media con un codice breve e inseriscili nelle chat.
Panoramica
Le risposte predefinite sono risposte riutilizzabili e già scritte che il tuo team può inserire nelle conversazioni in pochi secondi. Ogni risposta è salvata con un codice breve e può includere testo e un allegato multimediale facoltativo. Accelerano il supporto, mantengono le risposte coerenti e riducono la digitazione ripetitiva.
Per aprirla, vai su Impostazioni → Risposta predefinita (/dashboard/settings/canned_responses/).
Nota: La gestione delle risposte predefinite richiede l'accesso alle impostazioni. Le risposte salvate sono disponibili per l'intero spazio di lavoro.
Gestione delle risposte predefinite
Le risposte sono mostrate negli elenchi Risposte predefinite attive e Risposte predefinite disattivate, ricercabili per codice breve o contenuto.
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Codice breve | La scorciatoia usata per inserire la risposta, ad esempio /greet |
| Contenuto | Il corpo del messaggio, troncato nell'elenco con un'icona di file quando è allegato un media |
| Data di creazione | Quando la risposta è stata creata |
| Stato | Badge Attivo o Inattivo |
| Azioni | Modifica, elimina o cambia stato |
Apri il menu Azioni su una risposta per:
- Modifica risposta predefinita - cambiare il codice breve, il contenuto o il media
- Attiva / Disattiva risposta predefinita - commutare la disponibilità
- Elimina risposta predefinita - rimuoverla definitivamente
Creazione di una risposta predefinita
- Vai su Impostazioni → Risposta predefinita.
- Fai clic su Aggiungi risposte predefinite.
- Inserisci un Codice breve univoco, ad esempio
/greet. - Scrivi il Contenuto della risposta.
- Facoltativamente allega un Media, un'immagine, un video o un file.
- Salva per creare la risposta.
Uso di una risposta predefinita
In una conversazione, digita il codice breve (ad esempio /greet) per inserire la risposta salvata. Il testo del messaggio e qualsiasi media allegato vengono aggiunti al compositore, pronti per essere inviati o modificati.
Buone pratiche
- Usa codici brevi chiari e memorabili - prefissali con
/e mantienili brevi, come/refundo/hours. - Mantieni il contenuto riutilizzabile - scrivi risposte che funzionino per molti clienti; usa il compositore per personalizzarle prima dell'invio.
- Allega media dove è utile - includi un'immagine guida o un documento nelle risposte alle domande pratiche più comuni.
- Rivedi periodicamente - disattiva le risposte obsolete così gli agenti vedono solo quelle attuali.
Risoluzione dei problemi
Un codice breve non inserisce nulla
- Verifica che la risposta sia Attiva nell'elenco.
- Controlla che il codice breve sia scritto esattamente come è stato salvato.
Non riesco a usare un codice breve che ho creato
- Verifica che non sia stato disattivato.
- Riattivalo da Azioni → Attiva risposta predefinita.
Passi successivi
Etichette - Contrassegna e organizza le conversazioni
Crea etichette con codice colore in ChatMaxima per contrassegnare conversazioni e contatti, poi filtra casella di posta e report per etichetta per trovare ciò che conta.
Stato del messaggio - Definisci gli stati delle conversazioni
Crea stati dei messaggi personalizzati in ChatMaxima per tracciare le conversazioni come aperte, in attesa o risolte, assegna colori e filtra la casella per stato.