Respuestas predefinidas - Respuestas guardadas reutilizables
Crea respuestas predefinidas en ChatMaxima para responder más rápido con plantillas reutilizables. Guarda texto y medios con un código corto e insértalos al instante.
Descripción general
Las respuestas predefinidas son respuestas reutilizables y preescritas que tu equipo puede insertar en las conversaciones en segundos. Cada respuesta se guarda con un código corto y puede incluir texto y un archivo de medios opcional. Agilizan la atención, mantienen la coherencia de las respuestas y reducen la escritura repetitiva.
Para abrirla, ve a Ajustes → Respuesta predefinida (/dashboard/settings/canned_responses/).
Nota: La gestión de respuestas predefinidas requiere acceso a los ajustes. Las respuestas guardadas están disponibles para todo el espacio de trabajo.
Gestionar las respuestas predefinidas
Las respuestas se muestran en las listas Respuestas predefinidas activas y Respuestas predefinidas desactivadas, con búsqueda por código corto o contenido.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Código corto | El atajo usado para insertar la respuesta, por ejemplo /greet |
| Contenido | El cuerpo del mensaje, truncado en la lista con un icono de archivo cuando hay medios adjuntos |
| Fecha de creación | Cuándo se creó la respuesta |
| Estado | Insignia de Activo o Inactivo |
| Acciones | Editar, eliminar o cambiar el estado |
Abre el menú de Acciones en una respuesta para:
- Editar respuesta predefinida: cambiar el código corto, el contenido o los medios
- Activar / Desactivar respuesta predefinida: alternar la disponibilidad
- Eliminar respuesta predefinida: eliminarla de forma permanente
Crear una respuesta predefinida
- Ve a Ajustes → Respuesta predefinida.
- Haz clic en Agregar respuestas predefinidas.
- Introduce un Código corto único, por ejemplo
/greet. - Escribe el Contenido de la respuesta.
- Opcionalmente adjunta Medios, una imagen, un vídeo o un archivo.
- Guarda para crear la respuesta.
Usar una respuesta predefinida
En una conversación, escribe el código corto (por ejemplo /greet) para insertar la respuesta guardada. El texto del mensaje y cualquier medio adjunto se añaden al editor, listos para enviar o editar.
Buenas prácticas
- Usa códigos cortos claros y memorables: empieza con
/y mantenlos breves, como/refundo/hours. - Mantén el contenido reutilizable: escribe respuestas que funcionen para muchos clientes; usa el editor para personalizarlas antes de enviar.
- Adjunta medios cuando ayuden: incluye una imagen de guía o un documento en las respuestas a preguntas frecuentes de tipo "cómo se hace".
- Revisa periódicamente: desactiva las respuestas obsoletas para que los agentes solo vean las actuales.
Resolución de problemas
Un código corto no inserta nada
- Confirma que la respuesta esté Activa en la lista.
- Comprueba que el código corto esté escrito exactamente como se guardó.
No puedo usar un código corto que creé
- Confirma que no se haya desactivado.
- Reactívalo desde Acciones → Activar respuesta predefinida.
Próximos pasos
Etiquetas - Etiqueta y organiza conversaciones
Crea etiquetas codificadas por colores en ChatMaxima para marcar conversaciones y contactos, y filtra tu bandeja e informes por etiqueta para encontrar lo importante.
Estado del mensaje - Define los estados de las conversaciones
Crea estados de mensaje personalizados en ChatMaxima para seguir las conversaciones como abiertas, pendientes o resueltas, asigna colores y filtra tu bandeja.