Bot Working Hours - शेड्यूल करें कि आपका चैटबॉट कब सक्रिय है

अवलोकन

जब आपकी सपोर्ट टीम काम बंद करती है, तो आपका चैटबॉट काम शुरू कर सकता है। Bot Working Hours आपको ठीक-ठीक परिभाषित करने देता है कि आपका चैटबॉट कब सक्रिय होना चाहिए। कॉन्फ़िगर किए गए घंटों के बाहर, बॉट बस ट्रिगर नहीं होगा, जिससे आपको पूरा नियंत्रण मिलता है कि स्वचालित कन्वर्सेशन कब होते हैं।

सबसे सामान्य उपयोग का मामला एक चैटबॉट को कार्यालय समय के बाहर चलाना है ताकि जब आपके लाइव एजेंट अनुपलब्ध हों तो ग्राहक पूछताछ संभाली जा सके। व्यावसायिक घंटों के दौरान, आपकी मानव टीम संभालती है। आप इसका विपरीत भी उपयोग कर सकते हैं, या विभिन्न समय खिड़कियों के लिए विभिन्न बॉट चला सकते हैं। शेड्यूल आपको पूर्ण लचीलापन देता है।

इसे कहां खोजें

Bot Working Hours आपके चैटबॉट फ़्लो के Studio में Starting Step (ट्रिगर नोड) में कॉन्फ़िगर किया जाता है।

1. Studio में अपना चैटबॉट खोलें
2. Starting Step नोड पर डबल-क्लिक करें
3. Bot Working Hours टॉगल खोजें

Working Hours कैसे कॉन्फ़िगर करें

चरण 1: शेड्यूल सक्षम करें

Bot Working Hours को No से Yes पर टॉगल करें। यह समय-क्षेत्र चयनकर्ता और साप्ताहिक शेड्यूल तालिका प्रकट करता है।

चरण 2: अपना समय क्षेत्र चुनें

Select Timezone ड्रॉपडाउन से वह समय क्षेत्र चुनें जो आपके व्यवसाय स्थान से मेल खाता हो। सभी प्रारंभ और समाप्ति समय इस समय क्षेत्र में व्याख्या किए जाते हैं। सिस्टम बैकएंड पर डेलाइट सेविंग और UTC रूपांतरण स्वचालित रूप से संभालता है।

ध्यान दें: सही समय क्षेत्र चुनना महत्वपूर्ण है। यदि आपका व्यवसाय न्यूयॉर्क में है, तो America/New_York चुनें ताकि "9:00 AM" का अर्थ 9:00 AM पूर्वी हो, चाहे आपके ग्राहक कहीं भी स्थित हों।

चरण 3: प्रत्येक दिन कॉन्फ़िगर करें

शेड्यूल तालिका सप्ताह के सभी सात दिन दिखाती है। प्रत्येक दिन में है:

नियंत्रण	यह क्या करता है
Toggle switch	दिन चालू या बंद करें। बंद होने पर, बॉट उस दिन बिल्कुल जवाब नहीं देगा।
FROM time	वह समय जब बॉट जवाब देना शुरू करता है।
TO time	वह समय जब बॉट जवाब देना बंद करता है।
+ Add button	उस दिन के लिए अतिरिक्त समय स्लॉट जोड़ें (प्रति दिन 5 तक)।
Copy button	वर्तमान दिन के समय को अन्य चयनित दिनों में कॉपी करें।

चरण 4: सबमिट करें

अपने ट्रिगर नोड में शेड्यूल सहेजने के लिए Submit पर क्लिक करें। कैनवास पर नोड पूर्वावलोकन आपके कॉन्फ़िगर किए गए घंटों का एक संक्षिप्त सारांश दिखाएगा।

सामान्य उपयोग के मामले

कार्यालय समय के बाद का बॉट (सबसे सामान्य)

आपके लाइव एजेंट 9 AM से 5 PM तक काम करते हैं। आप चाहते हैं कि जब वे जाएं तो चैटबॉट संभाल ले। बॉट के सक्रिय घंटों को ऑफ़-ड्यूटी विंडो पर सेट करें।

• सोम - शुक्र: 05:00 PM से 09:00 AM (चालू)
• शनि - रवि: पूरे दिन (चालू), 12:00 AM से 11:59 PM

इस तरह, बॉट ग्राहकों का स्वागत करता है, उनका विवरण एकत्र करता है, और अगली सुबह आपकी टीम के लिए कन्वर्सेशन को कतार में रखता है।

केवल-सप्ताहांत बॉट

लाइव एजेंट सप्ताह के दिन संभालते हैं। बॉट सप्ताहांत को कवर करता है जब कोई कार्यालय में नहीं होता।

• सोम - शुक्र: बंद
• शनि - रवि: 12:00 AM से 11:59 PM (चालू)

अंतराल के साथ रात भर की कवरेज

आपके एजेंट 9 AM से 6 PM तक काम करते हैं, लेकिन आपके पास 8 PM से 11 PM तक एक अंशकालिक शाम का एजेंट भी है। बॉट को केवल अंतराल कवर करने की आवश्यकता है।

• Slot 1: 11:00 PM से 09:00 AM (रात भर)
• Slot 2: 06:00 PM से 08:00 PM (शाम का अंतराल)

दूसरा स्लॉट बनाने के लिए किसी भी दिन पर + Add पर क्लिक करें। बॉट एजेंट-कवर किए गए घंटों के दौरान शांत रहता है।

व्यावसायिक घंटे बॉट

कुछ टीमें इसके विपरीत पसंद करती हैं: बॉट FAQ संभालने और कन्वर्सेशन रूट करने के लिए व्यावसायिक घंटों के दौरान चलता है, जबकि कार्यालय-समय के बाद के संदेश एजेंट के लौटने तक अनुत्तरित रहते हैं।

• सोम - शुक्र: 09:00 AM से 05:00 PM (चालू)
• शनि - रवि: बंद

सोमवार से शुक्रवार तक समान समय जल्दी लागू करने के लिए सोमवार पर Copy बटन का उपयोग करें।

कॉन्फ़िगर किए गए घंटों के बाहर क्या होता है

जब कोई ग्राहक बॉट के कॉन्फ़िगर किए गए सक्रिय घंटों के बाहर एक संदेश भेजता है, तो बॉट बिल्कुल ट्रिगर नहीं होता। संदेश अभी भी प्राप्त होता है और आपके इनबॉक्स में संग्रहीत होता है, लेकिन कोई स्वचालित फ़्लो नहीं चलता।

यह डिज़ाइन के अनुसार है। सबसे सामान्य सेटअप (कार्यालय-समय के बाद का बॉट) के लिए, इसका अर्थ है कि आपके लाइव एजेंट कार्यालय समय के दौरान बॉट के हस्तक्षेप के बिना कन्वर्सेशन संभालते हैं। जब एजेंट दिन के लिए चले जाते हैं, तो बॉट स्वचालित रूप से शुरू हो जाता है।

आप यह भी कर सकते हैं:

• विभिन्न ट्रिगर कीवर्ड के साथ दो अलग बॉट चलाएं, एक व्यावसायिक घंटों के लिए और एक कार्यालय-समय के बाद के लिए
• बॉट को रात भर ग्राहक विवरण एकत्र करने दें ताकि एजेंट अगले दिन शुरू करने पर संदर्भ रखें
• किसी भी अनकवर विंडो के लिए चैनल स्तर पर कॉन्फ़िगर किए गए एक फ़ॉलबैक अभिवादन का उपयोग करें

व्यवहार सरल और अनुमानित है: शेड्यूल के भीतर, बॉट सामान्य रूप से काम करता है। शेड्यूल के बाहर, यह शांत रहता है।

वैलिडेशन और सुरक्षा उपाय

सिस्टम में कॉन्फ़िगरेशन त्रुटियों को रोकने के लिए अंतर्निहित वैलिडेशन शामिल है:

• समाप्ति समय प्रारंभ समय के बाद होना चाहिए: आप एक ऐसा स्लॉट सेट नहीं कर सकते जहां TO समय FROM समय से पहले या उसके बराबर हो।
• ओवरलैप पहचान: यदि एक ही दिन पर दो समय स्लॉट ओवरलैप करते हैं (उदाहरण के लिए, 09:00-14:00 और 12:00-17:00), तो सिस्टम विरोध को चिह्नित करेगा और सबमिशन को रोकेगा।
• प्रति दिन अधिकतम 5 स्लॉट: प्रत्येक दिन 5 अलग समय खिड़कियों तक का समर्थन करता है।

सर्वोत्तम अभ्यास

• समय कॉन्फ़िगर करने से पहले हमेशा अपना समय क्षेत्र सत्यापित करें। एक गलत समय क्षेत्र आपके सभी घंटों को शिफ्ट कर देगा।
• कई दिनों में समान घंटे जल्दी सेट करने के लिए Copy सुविधा का उपयोग करें, फिर आवश्यकतानुसार व्यक्तिगत दिनों को समायोजित करें।
• जब संभव हो इसे सरल रखें। प्रति दिन एकल समय स्लॉट प्रबंधित करना आसान और कई विभाजित विंडो की तुलना में कम त्रुटि-प्रवण है।
• प्रकाशन के बाद परीक्षण करें। यह पुष्टि करने के लिए कि बॉट अपेक्षित रूप से जवाब देता है (या शांत रहता है) अपने कॉन्फ़िगर किए गए घंटों के दौरान और बाहर एक टेस्ट संदेश भेजें।
• लाइव एजेंट के साथ समन्वय करें। यदि आपका बॉट 5 PM पर रुकता है, तो सुनिश्चित करें कि आपकी टीम जानती है कि कार्यालय-समय के बाद आने वाले संदेशों के लिए इनबॉक्स की निगरानी करनी है।

समस्या निवारण

बॉट कॉन्फ़िगर किए गए घंटों के बाहर जवाब देता है

1. सत्यापित करें कि समय क्षेत्र सही है। एक समय-क्षेत्र बेमेल सबसे सामान्य कारण है।
2. पुष्टि करें कि आपने परिवर्तन करने के बाद Submit पर क्लिक किया, और फिर Save Changes के माध्यम से बॉट प्रकाशित किया।
3. जांचें कि शेड्यूल में सही दिन On टॉगल किए गए हैं।

बॉट कॉन्फ़िगर किए गए घंटों के दौरान जवाब नहीं देता

1. सुनिश्चित करें कि Bot Working Hours टॉगल Yes पर सेट है।
2. जांचें कि विशिष्ट दिन On टॉगल किया गया है (केवल समय के साथ कॉन्फ़िगर नहीं किया गया)।
3. सत्यापित करें कि FROM और TO समय चयनित समय क्षेत्र में वर्तमान समय को कवर करते हैं।

फिर से खोलने के बाद समय स्लॉट डिफ़ॉल्ट मान दिखाते हैं

1. सुनिश्चित करें कि आपने मोडल बंद करने से पहले Submit पर क्लिक किया।
2. सर्वर पर परिवर्तन बने रहने के लिए शीर्ष बार में Save Changes का उपयोग करके बॉट प्रकाशित करें।

अगले चरण

• Studio अवलोकन - फ़्लो बिल्डर और अन्य नोड प्रकारों के बारे में जानें
• शुरुआत करना - अपना पहला चैटबॉट सेट करें
• Channels - अपने बॉट को WhatsApp, Instagram, और अधिक से कनेक्ट करें